Para a apuração dos
encargos sobre a folha de pagamento, basicamente seguimos o mesmo processo para
a maioria das empresas, nos atentando principalmente para as variações de
percentuais dependendo da atividade e do grau de risco de cada empresa.
Embora o
processamento seja informatizado na grande maioria das empresas, a operação do sistema depende de
pessoas e estas devem estar aptas para esta operação, acompanhando as mudanças
da legislação trabalhista e atualizando estas mudanças em seus sistemas de folha
de pagamento por meio das parametrizações.
As parametrizações
do sistema, os resultados dos cálculos, as mudanças de procedimentos internos entre outros, são
fatores que afetam
diretamente o resultado final e consequentemente os valores a serem
recolhidos.
Por isso, não basta
entender de informática ou de agilidade na operação, é preciso interpretar os
resultados extraídos do sistema, compará-los com os meses anteriores e entender
efetivamente se estão corretos, para só então processar os pagamentos de
encargos evitando recolhimentos indevidos, multas, atrasos ou retrabalhos.
RECOLHIMENTO
PREVIDENCIÁRIO DAS EMPRESAS EM GERAL
De acordo com art. 22 da Lei nº 8.212/1991, o
empregador não optante pelo Simples Nacional suportará os seguintes encargos
previdenciários, incidentes sobre sua folha de pagamento:
I) 20% (vinte por
cento) sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a
qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos
que lhe prestem serviços, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a
sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades
e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços
efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de
serviços, nos termos da
lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho
ou sentença normativa;
II) 20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas ou
creditadas a qualquer título, no decorrer do mês, aos segurados contribuintes
individuais que lhe prestem serviços;
III) Para financiamento da aposentadoria especial e dos benefícios
concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente
dos riscos ambientais do trabalho (GIIL-RAT), incidentes sobre o total das
remunerações pagas, devidas ou creditadas, a qualquer título, durante o mês, aos
segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços,
correspondente à aplicação dos seguintes percentuais:
a) 1% (um por cento) para as empresas em cuja atividade
preponderante o risco de acidentes do trabalho seja considerado leve;
b) 2% (dois por cento) para as empresas em cuja atividade
preponderante esse risco seja considerado médio;
c) 3% (três por cento) para as empresas em cuja atividade
preponderante esse risco seja considerado grave.
Nota: Além das contribuições
acima previstas haverá uma contribuição adicional de 2,5% incidente sobre a base
de cálculo definida nas alíneas "a" e "b" quando se tratar de:
-
Bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas;
-
Sociedades de crédito, de financiamento ou de investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras, distribuidoras de títulos ou de valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito;
-
Empresas de seguros privados ou de capitalização, agentes autônomos de seguros privados ou de crédito e entidades de previdência privada abertas ou fechadas.
IV) 15% (quinze por cento) sobre o valor bruto da nota fiscal ou
fatura de prestação de serviços, relativamente a serviços que lhe são prestados
por cooperados por intermédio de cooperativas de trabalho; e
V) Recolhimento destinado a outras entidades (terceiros como Salário Educação, INCRA, SENAI, SESI,
SENAC, SESC, SEBRAE, Fundo Aeroviário, SENAR, SEST, SENAT, SESCOOP).
Segurados que
Exercem Atividades em Condições Especiais
No caso do segurado
que exerce atividades em condições especiais, ou seja, aquelas em que trabalho é
realizado sob exposição a agentes nocivos prejudiciais à sua saúde e integridade
física e que ensejam aposentadoria especial após 15, 20 ou 25 anos de trabalho,
será devida pela empresa uma contribuição adicional (além da prevista no item
III acima), conforme abaixo:
|
Tempo de
Concessão de
Aposentadoria
Especial
|
Fatos Geradores Ocorridos de | ||
|
01/04/1999
a
31/08/1999
|
01/09/1999
a
29/02/2000
|
A partir
de
01/03/2000
| |
|
Após 15 anos de Contribuição
|
4 % | 8 % | 12 % |
|
Após 20 anos de Contribuição
|
3 % | 6 % | 9 % |
|
Após 25 anos de Contribuição
|
2 % | 4 % | 6 % |
No entanto, este percentual de acréscimo incidirá
exclusivamente sobre a remuneração do segurado sujeito às condições
especiais que prejudiquem a saúde ou a integridade física e não sobre o total da
folha de pagamento.
As alíquotas dos recolhimentos previdenciários serão
fixadas de acordo com o enquadramento do Fundo de Previdência e Assistência
Social (FPAS),
que deverá ser realizado pela empresa levando em consideração sua atividade
preponderante. Veja maiores detalhes no tópico FAP - Fator
Acidentário de Prevenção.
Para maiores
esclarecimentos sobre o recolhimento previdenciário das empresas Optantes
pelo Simples Nacional acesse o tópico Microempresa
e Empresa de Pequeno Porte - Contribuição ao INSS.
RESUMO DA FOLHA
DE PAGAMENTO - VERBAS A CONSIDERAR
Os encargos sobre a
folha de pagamento que devem ser recolhidos podem variar de empresa para
empresa. Para que possamos demonstrar a forma de apuração destes encargos,
tomaremos por base uma empresa de grande porte onde há certo padrão nesta
apuração.
Em um resumo de
folha de pagamento normalmente iremos encontrar verbas que fazem parte do
cálculo em si da folha e verbas que servem como orientação para a conferência de
valores a serem recolhidos ou de bases de cálculos utilizados para a apuração
destes valores.
O somatório de
determinadas verbas que fazem parte do cálculo em si irão formar o total (verbas
de base de cálculo) que será considerado para calcular os encargos a serem
recolhidos.
Exemplo
Considerando um
resumo de folha (hipotético) de pagamento conforme abaixo, iremos indicar quais
as verbas deverão ser consideradas para fins de composição da base de cálculo
dos respectivos encargos.
Para não incorrer
em erros é preciso ter sempre à mão o Quadro
de Incidências Tributárias. Com base no quadro é que saberemos quais verbas
deverão ser somadas para compor as bases de cálculos.
O resumo abaixo
demonstra o código, a descrição, a referência (número de horas) e o valor total
de cada verba gerada no respectivo mês da folha de pagamento.
Neste exemplo
hipotético consideraremos as seguintes informações como encargos da
empresa:
-
Bases de cálculo IRF, INSS e FGTS;
-
FGTS a recolher (8%);
-
Provisão de férias e 13º salário com encargos;
-
GPS a recolher (INSS empresa, terceiros, RAT, convênios e INSS empregados);
-
Considerando Código FPAS=515, os encargos da empresa são:
→ 20% INSS empresa;
→ 1% RAT/SAT;
→ 3,3% Terceiros;
→ 2,5% Convênios (salário-educação)
→ Total de encargos INSS: 26,8%
| ||||||||||||||||||||||||||||
(*) O valor constante no resumo não faz base para
cálculo de IRF, INSS e nem deve ser somado como total de proventos, já que
Serviço Militar demonstra apenas que há empregados afastados por este motivo.
Sobre tal valor incide somente o recolhimento do FGTS, conforme previsto na
legislação e demonstrado na base de cálculo do FGTS do mês abaixo.
Os valores de INSS a recolher sobre os respectivos
pagamentos estão demonstrados abaixo.
BASE DE CÁLCULO -
FGTS / INSS / PROVISÃO FÉRIAS E 13º SALÁRIO
Bases de Cálculos
Para se encontrar a base de cálculo de INSS, Imposto de renda e de
FGTS, é preciso somar todos os valores dos eventos ou ocorrências do resumo que
sofrem as respectivas incidências (de acordo com o Quadro
de Incidências Tributárias), deduzindo-se os descontos que são abatidos para
a composição da base de cálculo (faltas, atrasos);
FGTS a recolher
É o
cálculo direto de 8% sobre a base de cálculo de FGTS encontrada acima. Há
algumas variáveis que precisamos ficar atentos como:
-
Serviço militar: deve ser recolhido o FGTS dos empregados afastados por Serviço Militar, com base no salário nominal ou média de variáveis (se receber comissão, por exemplo) ou observar norma mais benéfica prevista em acordo ou convenção coletiva;
-
Acidente de trabalho: deve ser recolhido o FGTS dos empregados afastados por motivo de Acidente de Trabalho com base no salário nominal ou média salarial (se receber remuneração variável);
-
Adiantamento 13º salário (novembro): o recolhimento do FGTS sobre o adiantamento de 13º salário deve ser recolhido por ocasião do pagamento da 1ª parcela em novembro;
-
Pagamento 13º salário (dezembro): o recolhimento do FGTS do 13º salário (2ª parcela) no mês de dezembro é feito juntamente com o FGTS da folha de dezembro (recolhimento em janeiro). Ao realizar o recolhimento da competência dezembro (folha + 13º salário) é necessário conferir se o sistema está abatendo o valor do FGTS já recolhido por ocasião da 1ª parcela.
GPS a recolher
É o cálculo da contribuição do INSS por parte da
empresa sobre a base de cálculo encontrada:
-
INSS empresa: para encontrar os valores de INSS empresa, terceiros, o RAT e Convênios (salário-educação), basta aplicar os respectivos percentuais sobre a base de cálculo;
-
INSS empregado: para encontrar os valores de INSS empregado a ser recolhido, soma-se os valores de INSS descontado dos empregados, o INSS sobre férias e INSS 13º salário, deduzindo-se deste total o valor pago a título de salário família e licença-maternidade.
Provisão de Férias
A provisão de férias apresentada
neste resumo é o demonstrativo dos valores acumulados dos avos dos empregados,
de forma a acompanhar a evolução mensal total, considerando inclusive, os
encargos sobre a provisão.
No exemplo o valor do INSS de
26,8% e o valor do FGTS de 8% foram calculados sobre o total de avos de todos os
empregados (de acordo com o número de avos equivalentes ao período aquisitivo)
mais o valor de 1/3 constitucional.
Provisão de 13º Salário
A
provisão de 13º salário apresentada no resumo, trata-se do montante de 10/12
avos (considerando o salário mais médias) de outubro/2012 de todos os
empregados. Assim como na provisão de férias, os encargos também estão sendo
considerados.
Demonstraremos
abaixo as verbas que foram consideradas (com base no quadro de incidências) para
compor a base de cálculo do Imposto de renda, do INSS e do FGTS do mês:
|
Portanto, podemos
observar que algumas verbas sempre irão compor a base de cálculo, seja como
valor positivo (salário mensal, férias normais, comissões e etc.) seja como
valor negativo (faltas, atrasos, DSR descontado).
Há outras verbas,
no entanto, em que só será considera para fins de cálculo de FGTS, como é o caso
do valor de Serviço Militar, por exemplo.
Ao analisarmos o quadro
de incidências podemos verificar que há outras verbas (além da verba Serviço
Militar) em que só se considera para base de cálculo de alguns encargos e para
outros não como, por exemplo, o aviso prévio indenizado, sobre o qual incide
FGTS e INSS, mas não incide o imposto de renda.
Sobre estas
peculiaridades, há duas observações a fazer:
a) A partir de 13.01.2009 há incidência de INSS sobre Aviso Prévio Indenizado. Para maiores detalhes acesse o tópico Aviso Prévio - Cálculo, subitem Encargos Sociais;b) A partir de jan/2009 não há incidência de imposto de renda sobre férias indenizadas. Para maiores detalhes acesse o subitem Imposto de Renda no tópico Férias - Remuneração.
Para que não haja
erro nos cálculos e apuração dos encargos a recolher, estas verbas precisam
estar parametrizadas de forma correta no sistema de folha de pagamento. Qualquer
alteração indevida nos parâmetros das verbas poderá ensejar recolhimento
incorreto dos encargos.
Possibilitar que
outros usuários (que não conheça da sistemática) possam alterar, excluir ou
incluir os parâmetros existentes, é uma “porta aberta” para causar a falta de
recolhimento de encargos ou provocar o recolhimento a maior. Por isso o
profissional responsável poderá evitar maiores problemas restringindo os acessos
a estas parametrizações.
DEMONSTRATIVO DOS
VALORES A RECOLHER (INSS / FGTS / IRF)
Com base no resumo
da folha de pagamento demonstraremos como fazer para se chegar aos valores de
encargos a recolher.
Após encontrar as
bases de cálculos dos encargos (conforme quadros acima),
aplica-se o percentual de cada encargo sobre as respectivas bases conforme os
encargos previstos no enquadramento do Código FPAS
acima.
| ||||||
|
INSS Outros
Pagamentos
|
|
INSS Pró-Labore
INSS
= Valor Pago x 20%
INSS
= R$ 10.000,00 x 20%
INSS
= R$2.000,00
|
INSS Autônomos
INSS
= Valor Pago x 20%
INSS
= R$ 2.700,00 x 20%
INSS
= R$ 540,00
|
INSS Cooperativas Trabalho
INSS
= Valor Pago x 15%
INSS
= R$ 4.800,00 x 15%
INSS
= R$ 720,00
|
Nota: Como os valores de salário-familia e
salário-maternidade são benefícios a cargo da previdência Social, ao apurar o
valor de INSS a recolher a empresa deve abater o total destes valores para
compor a GPS.
Neste exemplo, caso o valor do INSS empregados fosse insuficiente
para abater o salário-família e o salário-maternidade, a diferença poderia ser
descontada do INSS empresa.
RESUMO GERAL
DOS RECOLHIMENTOS
→ INSS A RECOLHER (Guia da Previdência Social - GPS)
GPS = INSS empresa + INSS empregados + Terceiros + RAT/SAT
GPS = R$3.159,39 + R$1.397,89 + R$521,30 + R$157,97 → GPS =
R$5.236,55
SALÁRIO EDUCAÇÃO = R$394,92
PRÓ-LABORE = R$ 2.000,00
AUTÔNOMOS = R$ 540,00
COOP. TRABALHO = R$ 720,00
TOTAL INSS A RECOLHER = R$ 8.891,47
Composição da Guia
Valor do INSS = R$3.159,39 + R$1.397,89 + R$157,97 + R$ 2.000,00
+ R$ 540,00 + R$ 720,00 = R$ 7.975,25
Valor de Outras Entidades = R$ 521,30 + R$ 394,92 = R$
916,22
Nota: Caso a empresa tenha convênio com o
Salário-Educação ou outra entidade (terceiros), os valores deverão ser
recolhidos diretamente às entidades por meio das respectivas guias
fornecidas.
→ FGTS = Base cálculo FGTS x 8%
GFIP
= R$16.571,94 x 8%
GFIP = R$1.325,76
TOTAL FGTS = R$1.325,76
→ IRF = IRF sobre salários + IRF sobre férias – Devolução IRF
(se houver)
DARF = R$863,00 + R$71,39 – R$0,00
DARF = R$934,39
TOTAL IRF =
R$934,39
VALORES
RECOLHIDOS A MAIOR - RESTITUIÇÃO OU COMPENSAÇÃO
Os valores
recolhidos indevidamente ou a maior poderão ser restituídos ou compensados
dependendo do tipo de encargo recolhido indevidamente.
FGTS
O recolhimento do
FGTS é feito nominalmente, ou seja, os recolhimentos são feitos de forma
individual nas respectivas contas vinculadas junto à Caixa Econômica
Federal.
Por esta razão,
caso ocorra um recolhimento indevido ou a maior em determinado mês não basta
simplesmente compensar o valor no montante a ser recolhido no mês seguinte. É
preciso identificar qual ou quais os empregados que tiveram recolhimentos a
maior e solicitar a restituição destes valores.
Para retificações
ao FGTS que redundem em devolução de valores, além da transmissão do arquivo
SEFIP, deve ser apresentado o formulário "Retificação com Devolução de FGTS -
RDF" (Anexo I) da Circular
CEF 452/2008.
Para maiores
esclarecimentos sobre retificação de informações do FGTS acesse o tópico FGTS
- Retificação de Informações e Transferências de Contas Vinculadas.
IMPOSTO DE
RENDA
Conforme dispõe a Instrução
Normativa SRF 1.300/2012 a RFB promoverá a restituição de receitas
arrecadadas mediante DARF que não estejam sob sua administração, desde que o
direito creditório tenha sido previamente reconhecido pelo órgão ou entidade
responsável pela administração da receita.
A restituição poderá ser efetuada:
A restituição poderá ser efetuada:
-
A requerimento do sujeito passivo ou da pessoa autorizada a requerer a quantia; ou
-
Mediante processamento eletrônico da Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).
A pessoa jurídica que promoveu retenção indevida
ou a maior de tributo administrado pela RFB no pagamento ou crédito a pessoa
física ou jurídica poderá deduzir esse valor da importância devida em período
subsequente de apuração, relativa ao mesmo tributo, desde que:
I - a
quantia retida indevidamente tenha sido recolhida; e
II - na
hipótese de retenção indevida ou a maior de imposto de renda com fundamento em
dispositivo da legislação tributária que disciplina a tributação de rendimentos
sujeitos ao ajuste anual, a compensação seja efetuada até o término do
ano-calendário da retenção.
Nota: Não ocorrendo a compensação prevista acima, a
restituição do indébito de imposto de renda retido com fundamento em dispositivo
da legislação tributária que disciplina a tributação de rendimentos sujeitos ao
ajuste anual, bem como a restituição do indébito de imposto de renda pago a
título de recolhimento mensal obrigatório (carnê-leão), será requerida pela
pessoa física à RFB exclusivamente mediante a apresentação da DIRPF.
INSS
As contribuições
sociais e as contribuições devidas a terceiros somente poderão ser restituídas
ou compensadas nas hipóteses de pagamento ou recolhimento indevido ou maior que
o devido, nos termos e condições estabelecidas pela Secretaria da Receita
Federal do Brasil.
A partir da MP
449/2008 convertida na Lei
11.941/2009, através do art. 65, a compensação não está mais limitada ao
montante de 30% (trinta por cento) do valor a ser recolhido em cada
competência.
O valor a ser
restituído ou compensado será acrescido de juros obtidos pela aplicação da taxa
referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia - SELIC para títulos
federais, acumulada mensalmente, a partir do mês subsequente ao do pagamento
indevido ou a maior que o devido até o mês anterior ao da compensação ou
restituição e de um por cento relativamente ao mês em que estiver sendo
efetuada.
Base legal: Lei Complementar
123/2006;
MP 449/2008
convertida na Lei
11.941/2009 e os citados no texto.
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